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Digitale Assistenz für GaLaBau Betriebe? Beispiel Nr. 1


Funktioniert eine Dienstleistung als digitale Assistenz für den Garten- und Landschaftsbau?

Zugegeben, der Gartenbau ist bisher wenig innovativ, was das Beschäftigen digitaler Assistenzen angeht. In großen Betrieben sind viele Abläufe zwar bereits digitalisiert, z.B. Zahlungsverkehr und der Rechnungsversand. Bei der Zeiterfassung der Lohnstunden scheiden sich die Geister momentan noch. Sehr große Betrieb sind in diesem Bereich schon vorbildlich digital. In kleineren Betrieben wird zum großen Anteil noch analog gearbeitet. Das war und ist auch weiterhin sehr sinnvoll, wenn ein/e Mitarbeiter/in für das Büro verfügbar ist.


Ist eine Mitarbeiter/in im Office in Zeiten des Fachkräftemangels nicht verfügbar, kann es sinnvoll sein, Arbeiten an eine externe, freie Mitarbeiter/in zu vergeben. Auch dies kann analog geschehen. Mit meinem Backoffice (www.assistenz-gartenbau.de) besuche ich auch kleine Betriebe (bis zu 12 Mitarbeiter/innen) in deren Betriebsräumen und unterstütze sie im Offiice. Oder man spart sich die Fahrtzeit- und kosten und vergibt einige Aufgaben digital. Um Ihnen Mut zu machen, gebe ich hier einen Einblick, wie ich für 2 meiner Kunden arbeite:


Welche technischen Vorraussetzungen brauchen Sie? -> hier


1. Fallbeispiel - Vorbereiten eines wöchentlichen Zahlungslaufes:

  • Der Kunde hat den Eingang seiner Kreditorrechnungen komplett auf digital umgestellt. Alle Lieferantenrechnungen werden als pdf.-Datei in das Emailpostfach des Betriebes gemailt.

  • Als digitale Assistenz habe ich auf sicherem Wege (postalisch) ein Passwort zugesandt bekommen, mit dem ich ich mich 1 mal pro Woche per WLAN in das Emailprogramm des Kunden einlogge. Aus diesem Onlinepostfach suche ich alle Emails mit Kreditorrechnungen heraus.

  • Die zu zahlenden Rechnungen, Beträge, Zahlungsfristen etc. liste ich in einer Exceltabelle auf und lade sie danach in einen Ordner einer Cloud hoch. Mein Kunde hat die Cloud eingerichtet. Mit einem Passwort logge ich mich dort ein.

  • Am Tag des Meetings halten wir beide uns über Skype bereit für einen Videoanruf. In diesem Skype Meeting gehen wir gemeinsam die Exceltabelle durch. Diese liegt in einer Cloud , ist daher für beide Seiten zeitgleich abrufbar.

  • Offene Zahlungen werden von meinem Kunden direkt während des Meetings, zur Zahlung angewiesen. Wenn es nötig ist, lese ich die Kontodaten für meinen Kunden vor, in den meisten Fällen ist dies nicht notwendig, da die Kontoverbindungen der Lieferanten im Zahlungsprogramm meines Kunden vorliegen.

  • Parallel dazu trage ich in der Exceltabelle die gezahten Beträge und das Zahlungsdatum ein.

  • Sind Vorgänge zu Rechnungen für mich nicht durchschaubar, weil ich als ortsunabhängige Mitarbeiterin viele Einkäufe, Abläufe nicht mitbekomme, klären wir das im Skype Meeting.

  • Der Posten wird eventuell mit "Prüfen" gekennzeichnet, so dass mein Kunde weiß, dass er den Vorgang nach dem Meeting weiter verfolgen muss.

  • Wenn alle Zahlungen für diese Woche oder diesen Tag getätigt sind, wird die Exceltabelle geschlossen und in der aktuellen Fassung in der Cloud gespeichert.

  • Emailprogramm und Cloud sind jederzeit zugänglich, so dass mein Kunde, in der Zwischenzeit der wöchentlichen Meetings, Einträge zu Zahlungen vornehmen kann. Er ist also nicht auf mich angewiesen. Alternativ dazu bleibt es dem Kunden überlassen mir per Email oder Telefon weitere Arbeitsaufträg zu übermitteln.

  • Im Vorfeld haben wir vereinbart, wieviel Stunden ich für diese Aufgabe pro Woche brauche. In diesem Fall sind es 2,00 Arbeitsstunden/Woche. Am Ende des Monats sende ich meine Rechnung mit einem Überblick der gleisteten Tätigkeiten und Stunden zum vereinbarten Stundenlohn zur Zahlung an den Kunden.


Dies war das 1. Beispiel, wie eine digitale Zuarbeit als Assistenz funktionieren kann.


Am Anfang ist es unbedingt wichtig, dass ein Verfahren abgesprochen wird, an das sich beide Seiten halten. Lassen Sie sich nicht abschrecken davon, es rentiert sich schnell.


Ich wünsche Ihnen wertvolle Zeit!

Anke Lütjens