• digitales Backoffice

Digitale Assistenz für GaLaBau Betriebe? Beispiel Nr. 2

In dem vorhergehden Artikel habe ich ein Beispiel für eine digitale Assistenzaufgabe für eine wöchentliche Zahlungsroutine beschrieben. Welche technischen Vorraussetzungen Sie dafür benötigen, lesen Sie - hier weiter. Im 2. Fallbeispiel in diesem Artikel, geht es darum, wie mit Unterstützung des digitalen Backoffice die täglichen Lohnstunden für die monatliche Lohnbuchhaltung erfasst werden können:

  • Meine Kundin scannt die Tagesberichte und lädt diese in eine Cloud hoch. Die Tagesberichte sollten leserlich und akkurat geschrieben sein! Für die Praktiker ist das nicht immer einfach, bei Wind und Wetter. Dennoch gehört es zu den Aufgaben eines Vorarbeiters Tagesberichte leserlich zu schreiben und alle erforderlichen Informationen darauf zu vermerken. Ansonst ergeben sich viele Nachfragen, die für meine Kunden und für mich ineffektiv und lästig sind.

  • Ich übertrage dann die geleisteten Lohnstunden anhand der Tagesberichte, in die Fachdatenbank. Dafür logge ich mich 2x / Woche über "Teamviewer" per WLAN in die Datenbank der Kundin ein. Die Erlaubnis hat mir die Kundin im Vorfeld erteilt. Sie weiß, dass ich nun in Ihrer Datenbank arbeite.

  • Wenn ich die Erfassung abgeschlossen habe, gebe ich Ihr einen Hinweis per Email.

  • Zum Monatsabschluss exportiere ich die Lohnstunden für jeden Mitarbeiter aus der Datenbank in eine Exceltabelle und erstelle die Arbeitszeitkonten (AZK- Konten) der Mitarbeiter. Ich kontrolliere meine Erfassungen für den Monat auf Richtigkeit und sende diese meiner Kundin per Email zur Prüfung. Prüfen muss sie es in jedem Fall. Denn es gibt erfahrungsgemäß immer einige offene Fragen, denn jeder Arbeitstag ist anders und nur meine Kundin weiß diese Fragen zu beantworten. Daher füllt sie die letzten Lücken.

  • Jetzt fehlt nur noch die Übermittlung der Daten an das Lohnbuchhaltungsbüro.

  • Welches Verfahren der jeweilige Betrieb anwendet, um die Lohnstunden an die Lohnbuchhaltung zu melden, ist sehr unterschiedlich. Die Kundin selbst übermittelt nach Prüfung die Daten an die Lohnbuchhaltung.

Dies war das 2. Beispiel, wie eine Zuarbeit als digitale Assistenz für einen Gartenbaubetrieb funktionieren kann. Sie merken schon, es ist absolut notwendig, dass ein klarer Ablauf / ein Verfahren abgesprochen wird, an den / das sich beide, Kunde und das digitale Office, halten. Ich wünsche Ihnen wertvolle Zeit! Anke Lütjens