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Vorbereitende Buchhaltung digital - Ihr Fahrplan

Im vorhergenden Artikel wurden die wichtigsten Argumente genannt, die für eine digitale Abwicklung der vorbereitenden Buchhaltung sprechen. Insbesondere für Start-ups oder bei neuen Unternehmungen lohnt es sich.


Von der Auslagerung der vorbereitenden Buchhaltung für Betriebe mit einem bewährten Buchhaltungsbüro, rate ich jedoch ab. Denn die Kontierung der Belege plötzlich in andere Hände zu geben, birgt viel Abstimmungsbedarf und verzerrt am Ende wohlmöglich die Vergleichbarkeit der Zahlen.


Der Switch auf digitale Buchhaltung bietet sich an für Neugründer oder Start-ups, die gleichzeitige dieser Aufgabe an eine digitale Asistenz neu vergeben.


Trotzdem: Ich am Anfang skeptisch, weil ich nur die analoge, papierbasierte vorbereitende Buchhaltung kannte. Da werden mit Rotstift die Kostenkonten auf die Rechnungen geschrieben, die MwSt. händisch herausgerechnet und am Ende des Monats ein dicker Aktenordner an die Buchhaltung übergeben. Doch, seit ich diese Aufgabe für einen Kunden, ein Start-up, digital betreue, bin ich überzeugt: Es funktioniert wirklich und macht sogar Spaß.


Wenn Sie genauso entschlossen sind es zu tun, hier Ihr Fahrplan:


  1. Terminieren Sie die Umstellung auf digital. Auf diese Art und Weise bleiben Sie am Ball. Beispiel: Ihr Ziel ist "Die Juli Buchhaltung wird digital an den Steuerberater übergeben."

  2. Bitten Sie alle Ihre Lieferanten die Rechnungen ab sofort zu mailen. Dazu können Sie ein eigenes Postfach z.B. "Rechnungen@IhrFirmenname.de" anlegen und die Adresse an ihre Lieferanten bekannt geben. Wenn Sie das nicht tun möchten, lassen Sie die Rechnungen an Ihre geläufige Firmen Emailadresse senden. Rechnungen, die nicht digital versendet werden, scannen Sie und verfahren damit weiter wie bei Punkt 3.

  3. Legen Sie sich auf Ihrem Server oder PC einen Ordner an, in dem Sie die Rechnungen mit ein paar Klicks wiederfinden. Zum Beispiel Ordner: "Kreditoren Rechnungen April 2020".

  4. In den Ordner "Kreditoren Rechnungen April 2020" legen Sie alle pdf.-Rechnungen Ihrer Lieferanten ab (bitte denken Sie aber auch daran die Rechnungen zu bezahlen!). Geben Sie den Dokumenten mit der Funktion "Umbenennen" einen eindeutigen Namen, in dem der Lieferant und die Rechnungs-/Belegnummer vorkommen. Denn Sie möchten Ihre Belege zügig wiederfinden. Beispiel: "digitales Backoffice RG 2019-0023, denn Wühlen ist out und ineffektiv.

  5. Für den vorletzten Schritt benötigen Sie eine Software wie Lexoffice, DATEV, Candis, Debitoor u.a. Es braucht etwas Zeit, das für Ihren Betrieb und Budget passende Programm zu finden. Prüfen Sie, nehmen Sie sich Zeit. Die Lizenzgebühren halten sich in Grenzen. Für 6-15 €/Monat gibt es schon Einiges, mit dem man gut arbeiten kann.

  6. Nun müssen die Belege erfaßt und dem Kostenkontenrahmen zugeordnet werden. Hier an einem Beisiel mit der Software "Lexoffice": Die Kreditorrechnungen werden in das Programm hochgeladen. Eine Texterkennung liest automatisch den Lieferanten, das Belegdatum etc. ein. Händische Korrekturen sind möglich und nötig, aber sehr einfach, da die Bearbeitungsoberfläche von Lexoffice selbsterklärend ist. Den entsprechenenden Kontorahmen z.B. SKR 03 oder SKR 04 kann man im Programm im Hintergrund auswählen, so dass das Programm diese Konten anbietet. Bei sich wiederholenden Belegen z.B. von der Deutsche Post für Porto, nimmt das Programm automatisch die Zuordnung zum Kostenkonto vor. Ohne lästiges Suchen und Notieren oder Radieren werden Belege verbucht.

  7. Ganz wichtig: Es ist sehr einfach, Korrekturen vorzunehmen, oder den Rechnungsbetrag auf verschiedene Kostenkonten zu verteilen!

  8. Am Ende des Monats werden die Belege exportiert und per Email an das Buchhaltungs- oder Steuerbüro zur Anfertigung der BWA und Umsatzsteuervorauszahlung übergeben. Dies macht wiederum mein Kunde selbst.


Ich wünsche Ihnen wertvolle Zeit!

Anke Lütjens